Préambule

La Villa du Défens est une maison d'hôte et événementiel. Dans le cadre de ses activités, La Villa du Défens édite un site web accessible à l’adresse http://www.villadudefens.fr (ci-après le « Site »).

Attachant la plus grande importance au respect de la vie privée et des données à caractère personnel des personnes amenées à échanger avec nous, nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour que vos données personnelles soient traitées conformément à la réglementation en vigueur (En particulier le Règlement Général sur la Protection des Données n° 2016/679 du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD ») et la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée).

Les termes « données » ou « données personnelles » utilisés dans la présente charte ont la même signification que celle qui est donnée au terme « données à caractère personnel » dans le RGPD. Les autres termes communs à cette charte et au RGPD, notamment les termes « traitement », « responsable du traitement », « sous-traitant », ou encore « destinataire » ont la signification qui leur est donnée dans le RGPD.

Cette charte a pour but de vous informer de manière claire et transparente sur :

  • Les modalités selon lesquelles nous traitons vos données personnelles et les droits dont vous disposez à cet égard

  • L’utilisation des cookies sur notre Site.

Conscients de l’importance d’une information claire et transparente en la matière, nous avons intégré différents tableaux pour vous aider à mieux comprendre nos pratiques concernant la gestion de vos données personnelles et faciliter l’exercice de vos droits.

Nous appliquons les principes de minimisation des données, de protection des données dès la conception et par défaut. En conséquence, nous ne collectons que des informations pertinentes, adéquates et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles les données sont collectées et traitées.

​

1. Qui est le responsable du traitement de vos données personnelles ?

Le responsable du traitement est, au sens du RGPD, la personne qui détermine les finalités et les moyens du traitement de données, c’est-à-dire pour quel(s) usage(s) et quelle manière vos données personnelles sont traitées.

Le responsable du traitement de vos données est la société La Villa du Défens.

Nous avons désigné un délégué à la protection des données (« DPO ») qui sera votre interlocuteur privilégié pour toutes les questions relatives à la protection de vos données personnelles : [email protected]

Vous pouvez nous adresser toute question, demande d’information ou réclamation en nous contactant :

  • Par voie postale, à l’adresse Le Défens, 84750 Saint-Martin-de-Castillon

  • Par voie électronique, à l’adresse de notre DPO : [email protected]

2. Quelles données personnelles collectons-nous et comment ?

2.1 Les données collectées

  • Données d’identification et de contact : nous traitons les données nécessaires pour vous contacter, pour répondre à vos demandes et vous proposer une offre de service. Ces données sont votre nom / téléphone / adresse mail

  • Données de navigation des utilisateurs du Site : lorsque vous naviguez sur le Site, un certain nombre de données sont collectées concernant votre terminal (ordinateur, smartphone, tablette), votre navigateur, les pages et les contenus que vous consultez. Ces données peuvent inclurent des données directement ou indirectement identifiantes telles que, par exemple, votre adresse IP ou un identifiant unique lié à votre terminal, à votre système d’exploitation, à un logiciel ou autre.

  • Données des candidats : nous traitons des informations nécessaires et pertinentes au recrutement d’un candidat, à partir de son CV et de ses entretiens : nom(s), prénom(s), formation, parcours professionnel, coordonnées… Aucune information sans rapport direct avec le processus de recrutement ne sera traitée.]

  • Données de nos clients et de nos prospects : nous traitons les données nécessaires à une prise de contact commerciale pour répondre à leur demande, présenter nos offres de services et à la gestion ultérieure de nos relations d’affaires avec nos clients.

  • Données de nos prestataires : nous traitons les données nécessaires et pertinentes à la gestion de nos relations avec nos prestataires de services

  • Données de nos collaborateurs : nous traitons les données nécessaires et pertinentes à la gestion de nos relations de travail avec nos collaborateurs. Les modalités de traitement de ces données sont détaillées par ailleurs dans les documents organisant nos relations de travail avec nos collaborateurs.

2.2 Les modalités de collecte de vos données

Collecte via le Site : nous traitons les données que vous nous communiquez volontairement via les champs de formulaires prévus à cet effet sur le Site pour vous recontacter.

Nous utilisons des témoins de connexion appelés « cookies » ou d’autres types de « traceurs » sur notre Site. Un cookie est un fichier électronique stocké dans votre terminal (ordinateur, tablette, smartphone…) et associé au Site. Ce fichier est automatiquement renvoyé lors de contacts ultérieurs avec le Site.

En naviguant sur ce Site, des cookies émanant de nous et/ou de sociétés tierces sont susceptibles d’être déposés sur votre terminal.

Lors de la première navigation sur ce Site, une bannière explicative sur l’utilisation des cookies apparaitra et vous permettra de paramétrer vos choix.

Nous utilisons différents types de cookies :

​

  • Cookies strictement « nécessaires » :

Ces cookies sont généralement établis en tant que réponse à des actions que vous avez effectuées et qui constituent une demande de services, telles que la définition de vos préférences en matière de confidentialité, la connexion ou le remplissage de formulaires. Ils permettent d’enregistrer des informations entre plusieurs consultations du Site sur un même appareil.

Ces cookies sont nécessaires au fonctionnement du Site et ne requièrent pas de consentement de votre part. Ils sont donc déposés automatiquement sur votre terminal. Le refus de ces cookies est susceptible d’affecter le fonctionnement du Ste et la qualité de votre expérience de navigation.

​

  • Cookies « statistiques » ou de mesure d’audience :

Ces cookies nous permettent d’évaluer vos actions sur le Site afin d’évaluer la fréquence et le volume de visiteurs et d’améliorer le fonctionnement et l’ergonomie du Site. Ces cookies peuvent être « internes » (c’est à dire déposés par nous) ou « tiers » (lorsqu’ils sont déposés par des parties tierces).

Votre accord est demandé préalablement au dépôt de ces cookies, c’est-à-dire lors de votre première connexion, par le biais d’une case à cocher sur notre bandeau cookies


3. Quelles mesures de sécurité mettons-nous en œuvre pour protéger vos données personnelles ?

Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données personnelles contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l'altération, la diffusion ou l'accès non autorisés à ces données.

Nous contrôlons également la façon dont nos prestataires traitent vos données personnelles de manière à ce que ces derniers présentent les garanties suffisantes quant à la mise en œuvre des mesures appropriées de sécurité des données.

4. Combien de temps conservons nous vos données ?

Les données personnelles sont conservées pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont collectées, telles que décrites à l’article 3., augmentée de la durée des prescriptions légales.

Les principales durées de conservation sont les suivantes :

  • Durée de conservation courante (en « base active ») des données personnelles :

  • Données relatives aux candidats : durée nécessaire au traitement des candidatures actives

  • Données relatives aux collaborateurs : durée de la relation contractuelle augmentée de 5ans après l’année de départ

  • Données relatives aux clients : durée de la relation contractuelle, augmentée de 5 ans

  • Données relatives aux prospects : pendant la durée légale requise par le RGPD (sous réserve d’absence d’opposition du prospect lors de la prise de contact)

  • Données relatives aux fournisseurs : durée de la relation contractuelle, augmentée de 5 ans

  • Durée de conservation en « archivage intermédiaire » des données personnelles (i.e., les données ne sont plus utilisées pour atteindre l’objectif fixé mais présentent encore un intérêt administratif (par exemple, pour la gestion d’un éventuel contentieux) ou doivent être conservées pour répondre à une obligation légale. Ces données pourront être consultées de manière ponctuelle et motivée par des personnes spécifiquement habilités.

  • Documents et pièces comptables : 10 ans

  • Données nécessaires à la gestion des litiges : 5 ans (durée de prescription légalement applicable).

5. Quels sont vos droits ?

Vous disposez d’un certain nombre de droits sur vos données, que vous pouvez exercer dans les conditions prévues dans le RGPD.

Vous pouvez exercer ces droits à tout moment et sans frais.

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant :

  • Par voie électronique, à l’adresse de notre DPO : [email protected]

  • Par voie postale, à l’adresse Le Défens, 84750 Saint-Martin-de-Castillon

Si vous estimez que nous n’avons pas répondu de façon satisfaisante à votre demande, vous pouvez saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), via son site internet www.cnil.fr ou par courrier postal à l’adresse suivante : CNIL – 3, Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.

7. Qui a accès à vos données ?

​

Certaines de vos données peuvent être consultées, ou à tout le moins hébergées par les personnes suivantes :

  • Nos personnels habilités ;

  • Nos sous-traitants prestataires techniques assurant des prestations participant au fonctionnement du Site et/ou à la réalisation des finalités décrites à l’article 3 ci-dessus ;

  • Nos prestataires juridiques (juristes, avocats), experts comptables ou autres consultants

  • Nos prestataires de services de paiement et établissements bancaires

  • …

Tous les destinataires de vos données sont situés au sein de l’Union Européenne (ci-après « UE »). Vos données personnelles ne feront l’objet d’aucun transfert à des destinataires situés en dehors de l’UE ou de l’Espace Economique Européen

8. Modifications

​

La présente charte est susceptible de faire l’objet de mises à jour. En cas de modifications importantes, nous vous informerons, au moyen d’une information placée en évidence sur le Site, avant de procéder à ces modifications. Dans les autres cas, la charte précédente sera remplacée par la nouvelle version qui vous sera immédiatement opposable. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page à cet égard.